Ta'minotchi bilan hisob-kitob: qarz va ortiqcha to'lovni adashmasdan yuritish

Dushanba ertalab. Ichimlik yetkazib beruvchi agent keldi va «oʻtgan safardan 4 200 000 soʻm qoldi» dedi. Siz daftarni ochasiz: bir sahifada yuk yozilgan, keyingisida «1 500 000 berildi», yana bir joyda qalam bilan «naqd, Akmal orqali». Qolgan qarz qancha, aniq aytolmaysiz. Agentning daftari bilan solishtirishga vaqt yoʻq, pul beriladi.

Bunday holat koʻp doʻkon va ulgurji savdo egasida bor. Odatda faqat bitta tomoni oʻylanadi: «qarzimni koʻpaytirib aytmayaptimi?». Lekin teskari holat ham boʻladi va u koʻzga tashlanmaydi: siz taʼminotchiga ortiqcha toʻlab qoʻygansiz, keyingi yukda esa bu pul hisobga olinmagan.

Daftar «kimga qancha qarzdorman» savoliga javob bermaydi, chunki unda har bir taʼminotchining alohida balansi yoʻq. Bu maqolada taʼminotchi bilan hisob-kitobni qanday tartibda yuritish, qarz va ortiqcha toʻlovni qanday koʻrib turish va oy oxirida qanday solishtirishni bosqichma-bosqich koʻrib chiqamiz.

Nega daftarda taʼminotchi qarzi chalkashib ketadi

Daftar xronologik yoziladi: bugun nima boʻlsa, shu yoziladi. Bir kunda uch xil taʼminotchidan yuk keladi, ikkitasiga pul beriladi, bittasi tovar qaytarib oladi. Bir oydan keyin bitta taʼminotchi boʻyicha holatni bilish uchun butun daftarni varaqlab chiqish kerak.

Chalkashlik odatda quyidagi joylardan chiqadi:

— yuk keldi, lekin nakladnoy summasi emas, «taxminan» summa yozildi;

— pulni boshqa xodim berdi va daftarga yozmadi;

— toʻlov bir nechta yukka birdan qilindi va qaysi yukka qancha ketgani noaniq;

— taʼminotchi chegirma berdi, lekin u qarzdan ayirilmadi;

— tovar qaytarildi, lekin qaytarish summasi hech qayerda yozilmadi.

Natija ikki xil boʻladi. Birinchisi: siz koʻproq toʻlaysiz, chunki agentning raqamini tekshirishga asos yoʻq. Ikkinchisi: siz oldindan yoki ortiqcha toʻlagan pulni unutasiz va u taʼminotchida «yotib qoladi».

Ortiqcha toʻlov qayerdan paydo boʻladi

Ortiqcha toʻlov, yaʼni taʼminotchi hisobida qolgan sizning pulingiz, odatda bunday holatlarda chiqadi:

— yuk uchun oldindan pul berdingiz, lekin yuk toʻliq kelmadi;

— qarzni «yaxlitlab» toʻladingiz, masalan 2 850 000 soʻm oʻrniga 3 000 000 soʻm;

— bir toʻlovni ikki marta yozdingiz yoki ikki xodim bitta qarzni alohida toʻladi;

— tovar qaytarildi, uning puli esa qarzdan ayirilmadi.

Daftarda bu pul hech qayerda «mening pulim» sifatida koʻrinmaydi. Taʼminotchi esa uni oʻzi eslatishga shoshilmaydi. Yil davomida bir nechta taʼminotchida 100–300 ming soʻmdan qolib ketsa, umumiy summa sezilarli boʻladi.

Taʼminotchi bilan hisob-kitobni toʻgʻri yuritish: 5 qoida

Bu qoidalar daftarda ham, Excelʼda ham, dasturda ham ishlaydi. Farq faqat qancha vaqt ketishida.

1. Har bir taʼminotchiga alohida varaq

Bitta umumiy daftar emas, har bir taʼminotchiga alohida sahifa yoki alohida jadval. Har bir qatorda: sana, hujjat raqami, kirim (yuk summasi), chiqim (toʻlov), qaytarish va shu qatordan keyingi balans.

2. Yukni nakladnoy summasi bilan yozing

Taxminiy summa emas, hujjatdagi aniq summa. Chegirma boʻlsa, u alohida yoziladi va yakuniy summadan ayiriladi. Nakladnoyni rasmga olib, sanasi bilan saqlang.

3. Har bir toʻlov kim orqali va qaysi kassadan

Toʻlovni kim berdi, naqdmi yoki oʻtkazma, qaysi kassadan chiqdi: shu uch narsa yozilmasa, oy oxirida «bu pul qayerga ketdi» degan savolga javob topilmaydi.

4. Balansni har bir harakatdan keyin chiqaring

Balans = davr boshidagi balans + kirim − toʻlov. Qoida shu. Natija musbat boʻlsa, siz qarzdorsiz. Manfiy boʻlsa, taʼminotchi sizga qarzdor, yaʼni ortiqcha toʻlov bor. Balans har bir qatordan keyin yozilsa, istalgan payt «qancha qarzdorman» savoliga bir qarashda javob bor.

5. Oyda bir marta solishtiring

Oy oxirida har bir yirik taʼminotchi bilan raqamlarni solishtiring: davr boshidagi balans, oy davomidagi kirim, toʻlovlar va yakuniy balans. Ikki tomon raqami mos kelsa, imzolab qoʻying. Mos kelmasa, farqni shu oyning ichida qidirish bir yillik daftarni varaqlashdan ancha oson.

Misol: bitta taʼminotchi, bitta oy

Aytaylik, oy boshida siz sut mahsulotlari taʼminotchisiga 1 200 000 soʻm qarzdorsiz. Oy davomida:

— 3-sanada 2 400 000 soʻmlik yuk keldi;

— 5-sanada 3 000 000 soʻm toʻladingiz;

— 12-sanada 1 800 000 soʻmlik yuk keldi, shundan 150 000 soʻmlik tovar sifatsiz chiqib qaytarildi;

— 20-sanada 2 500 000 soʻm toʻladingiz.

Hisob: 1 200 000 + 2 400 000 + 1 800 000 − 150 000 − 3 000 000 − 2 500 000 = −250 000 soʻm. Balans manfiy, yaʼni siz qarzdor emassiz, aksincha taʼminotchida sizning 250 000 soʻmingiz qolgan.

Agar qaytarish yozilmaganda edi, hisob atigi 100 000 soʻm ortiqcha toʻlovni koʻrsatardi. Qaytarilgan tovarning 150 000 soʻmi esa hech qayerda koʻrinmay qolardi. Daftarda bu ham yozilmagan boʻlsa, siz keyingi yukni toʻliq toʻlab, 250 000 soʻmni butunlay unutardingiz. Shuning uchun har bir qaytarish ham yuk kabi alohida qator boʻlib yoziladi.

Solishtirishda farq chiqsa nima qilish kerak

Farqni qatorma-qator qidiring, eng koʻp uchraydigan sabablardan boshlab:

1. Ikki tomonda yuklar soni va sanasi bir xilmi. Koʻpincha bitta nakladnoy bir tomonda yozilmagan boʻladi.

2. Chegirma va qaytarishlar ikki tomonda ham hisobga olinganmi.

3. Naqd toʻlovlar: kim bergani va qachon bergani. Tilxat yoki chek bormi.

4. Yaxlitlangan toʻlovlar: ortib qolgan qism keyingi yukka oʻtkazilganmi.

Farqning sababi topilgach, uni ikki tomonda ham bir xil yozing va yangi oyni kelishilgan balans bilan boshlang.

Taʼminotchi hisob-kitobi Bitoʼda qanday koʻrinadi

Yuqoridagi qoidalarni qoʻlda bajarish mumkin, lekin taʼminotchilar koʻp boʻlsa, bu har kuni vaqt oladi. Bito ERPʼda bu hisob xaridning oʻzidan yuritiladi.

Xarid toʻlovi: xarid rasmiylashtirilayotganda toʻlov bosqichida tizim avtomatik koʻrsatadi: taʼminotchi bilan balans, chegirma, xaridning umumiy summasi, toʻlangan summa, qolgan qarz va operatsiyadan keyingi balans. Toʻlov qaysi kassadan qilingani ham koʻrsatiladi.

Yetkazib beruvchilar balansi hisoboti: har bir taʼminotchi boʻyicha: birinchi va oxirgi operatsiya sanasi, operatsiyalar soni, sizning qarzingiz, kredit (taʼminotchi hisobidagi ortiqcha toʻlov yoki avans) va umumiy pul aylanmasi. Yaʼni «kimga qancha qarzdorman» va «kimda pulim qolgan» degan ikki savolga bitta jadvalda javob bor.

Yetkazib beruvchi aylanmasi hisoboti: tanlangan davr uchun har bir taʼminotchi boʻyicha: davr boshidagi balans, kirim (yetkazilgan mahsulot yoki xizmat summasi), chiqim (taʼminotchiga toʻlangan summa) va davr yakunidagi balans. Oy oxiridagi solishtirish uchun kerak boʻladigan raqamlar aynan shular.

Mijozlar tomonidagi hisob-kitob ham xuddi shunday yuritiladi: kim qarzdor va kim qanday toʻlayotganini alohida hisobotda koʻrasiz.

Ulgurji savdoda mijoz, narx va qarz hisobi: mijoz qarzlari haqida batafsil.

Doʻkon uchun foyda va zarar hisoboti: taʼminotchi qarzi foydani qanday koʻrsatishga taʼsir qilishi haqida.

Bugundan boshlash uchun qisqa reja

1. Eng koʻp ishlaydigan 5 ta taʼminotchini tanlang.

2. Har biri uchun oxirgi 3 oydagi nakladnoy va toʻlovlarni yigʻing.

3. Har biri boʻyicha balansni yuqoridagi qoida bilan hisoblang.

4. Natijani taʼminotchining raqami bilan solishtiring. Ortiqcha toʻlov chiqsa, uni keyingi yukdan ushlab qolishni kelishing.

5. Shundan keyin har bir yuk va har bir toʻlovni oʻsha kuniyoq yozib boring.

Xulosa

Taʼminotchi bilan hisob-kitobda xato faqat «ortiqcha qarz» emas. Unutilgan avans va ortiqcha toʻlov ham sizning pulingiz. Har bir taʼminotchiga alohida balans, nakladnoy boʻyicha aniq summa, har bir toʻlovning manbasi va oylik solishtirish: shu toʻrt narsa yetarli. Taʼminotchilar koʻpaygan sari bu hisobni dasturga topshirish vaqtni tejaydi.

Bito bilan qanday boshlash mumkin

Bito ERP 2500 dan ortiq biznesda ombor, savdo, taʼminot va moliya hisobini yuritadi. Taʼminotchilaringiz boʻyicha hisobni qanday sozlashni koʻrsatib beramiz.

👉 Telegram orqali bepul konsultatsiya olish. Menejer taʼminot va hisobotlarni biznesingiz misolida koʻrsatadi.

👉 Tariflar va narxlarni koʻrish. Bito ERP tariflari oyiga 290 000 soʻmdan boshlanadi.