Инвентаризация в магазине: 7 шагов без потерь

Инвентаризация — это сверка остатков товара в учёте с фактическими остатками на полках и складе. Она не только исправляет цифры, но и показывает, где возникают потери: неверный приход, незаписанная продажа, порча или кража.

Когда проводить инвентаризацию

Многие магазины делают её раз в год, в конце года. Но для быстро оборачиваемых и дорогих товаров полезна ежемесячная выборочная проверка. Кроме того, инвентаризацию проводят при смене продавца или кладовщика, при открытии или закрытии филиала и при заметных расхождениях.

Полная и частичная инвентаризация

Полная: пересчитываются все товары. Занимает много времени, обычно проводится, когда магазин закрыт.

Частичная: пересчитываются только выбранные товары или отделы. Удобна для дорогих, быстро продающихся товаров и позиций с частыми расхождениями.

7 шагов

1. Назначьте дату и ответственного. Заранее договоритесь, кто считает, кто проверяет, когда начало и окончание.

2. Закройте все документы. Приходы, возвраты и перемещения должны быть внесены в систему до начала — иначе расхождения будут ложными.

3. Наведите порядок на складе и полках. Один товар — в одном месте, упакованный и вскрытый товар — отдельно.

4. Остановите движение товара на время подсчёта. В пересчитываемой зоне не должно быть продаж и перемещений. Если магазин работает, считайте по отделам по очереди.

5. Считайте вдвоём. Один считает, второй записывает или перепроверяет. Так меньше ошибок одного человека.

6. Сравните результат с учётом. По каждому товару — учётное и фактическое количество, расхождение и его сумма.

7. Найдите причину и исправьте учёт. Запишите, почему возникла недостача или излишек: это главное, чтобы не повторять потери.

Частые ошибки

— Подсчёт начинают, не внеся приходную накладную, и товар оказывается «в излишке».

— Во время подсчёта продолжаются продажи, результат путается.

— Расхождение просто «списывают», причину не изучают — через месяц та же потеря повторяется.

— Результаты остаются на бумаге и не сравниваются от месяца к месяцу.

Как инвентаризация проходит в программе

В Bito ERP инвентаризация создаётся в разделе Склад → Инвентаризации: указываются ответственный, склад, даты начала и окончания, можно добавить комментарий или файл. Выбираете тип: полная (все товары) или частичная (только выбранные). Система сравнивает учётные остатки с фактом и показывает расхождения; денежные расхождения отдельно отражаются в финансовом отчёте.

История каждой инвентаризации сохраняется, и легко увидеть, на каком складе и по какому товару расхождения повторяются.

Итог

Инвентаризация — не наказание, а диагностика. Если проводить её регулярно, с подготовкой и разбором причин, потери будут сокращаться каждый месяц.

Как начать с Bito

Хотите проводить инвентаризацию без бумаги и с сохранённой историей — покажем, как это работает в Bito ERP.

👉 Получить бесплатную консультацию в Telegram. Менеджер покажет настройку под ваш бизнес.

👉 Посмотреть тарифы и цены. Тарифы Bito ERP начинаются от 290 000 сумов в месяц.